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행사 일정, 역산해서 세우자
행사를 성공적으로 운영하려면 미리 일정표를 만들고, 마감 기한을 설정해야 합니다. 주최자에게는 성공적인 행사를, 참여자에게는 행복한 경험을 만들어 줄 수 있어야 하겠죠?
‘언제까지 해야 하지?’가 아니라 ‘언제부터 시작해야 하지?’를 고민하는 것이 핵심!행사일을 기준으로 Step을 나눠 역산해서 일정 관리하는 법을 정리했습니다.
Step 1 : 행사 3~6개월 전 – 기획 & 기본 준비
핵심 목표: 행사 기본 방향을 설정하고, 큰 그림을 그리는 단계행사의 성패는 기획 단계에서 이미 결정된다고 해도 과언이 아닙니다. 이 시기는 전체적인 행사 컨셉을 정하고, 예산을 배정하며, 주요 협력업체를 리스트업하는 설계 단계예요. 이 단계에서 탄탄한 기획이 이뤄지면 이후 과정이 훨씬 수월해집니다.
행사 목표 및 컨셉 확정•
행사의 목적이 무엇인지 정리 (예: 브랜드 홍보, 네트워킹, 교육 등)
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행사 규모 및 타겟 참가자 정의
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테마 & 핵심 메시지 결정
예산 기획 & 협력업체 리스트업•
대략적인 예산 설정 (장소, 장비, 홍보, 인력 등)
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비용이 많이 드는 항목(장소 대관, 장비, 광고 등) 미리 조사
주요 일정 및 타임라인 초안 만들기•
행사일 기준으로 주요 마일스톤(기획 확정일, 홍보 시작일 등) 설정
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타임라인 관리 툴 활용 (구글 캘린더, Notion, Trello 등)
연사·게스트 섭외 시작 (필요 시)•
초청 연사가 필요하다면 미리 컨택
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일정 조율 및 발표 주제 확정
대관 장소 검토 및 예약•
장소 옵션 리스트업 & 견적 비교
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인기 있는 장소는 미리 예약 필요!
마감 기한 예시•
6월 15일 행사 → 3월 초까지 행사 기획 확정
Step 2: 행사 2~3개월 전 – 세부 기획 & 본격 준비
핵심 목표: 행사 프로그램을 구체화하고, 실무 진행 준비행사 컨셉이 확정되었다면, 이제는 실행 가능한 계획을 세울 차례!
구체적인 프로그램을 기획하고, 협력업체와 계약을 진행하며, 행사에 필요한 홍보 및 운영 요소들을 준비하는 단계입니다. 이 시기를 놓치면 행사 진행이 꼬일 수 있으므로 차근차근 체크하면서 진행하는 것이 중요합니다.
행사 프로그램 상세 기획 & 운영 시뮬레이션•
행사 세션(강연, 패널 토론 등) 구성
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네트워킹, 경품 이벤트 등 부가 프로그램 기획
협력업체 계약 (영상, 음향, 사진, 인쇄물 제작 등)•
견적을 비교한 후 최종 계약 진행
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영상/음향/포토 부스 등 행사에 필요한 업체 선정
행사 홈페이지 & 사전 참가 신청 페이지 제작•
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상세페이지 디자인 및 정보 기입
초청장·SNS 콘텐츠 제작 및 홍보 계획 확정•
행사 포스터, 카드뉴스 등 디자인 작업 시작
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SNS 채널별 홍보 일정 계획
행사 굿즈, 사은품 기획 및 발주•
기념품 제작 여부 결정 & 디자인 확정
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인쇄물(배너, 리플렛 등) 디자인 시작
마감 기한 예시•
6월 15일 행사 → 4월 중순까지 주요 협력업체 확정
Step 3: 행사 1~2개월 전 – 홍보 & 참가자 모집 집중
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핵심 목표: 참가자 모집 및 행사 인지도 상승행사를 성공시키려면 참가자가 많아야 하고, 기대감이 커야 합니다. 이제 본격적으로 행사 홍보를 시작하고, 참가자 모집을 추진할 때예요. 보도자료 배포, SNS 마케팅, 뉴스레터 발송 등 다양한 채널을 활용해 최대한 많은 사람들이 행사 소식을 접할 수 있도록 해야 합니다!
온라인 홍보 (SNS, 뉴스레터, 광고 집행 시작)•
인스타그램, 페이스북, 링크드인 등 홍보 시작
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뉴스레터 & 이메일 마케팅 진행
보도자료 작성 & 언론사 배포•
행사 취지, 주요 연사, 프로그램 정보 포함한 보도자료 작성
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관련 업계 뉴스 사이트 및 미디어 배포
행사장 동선 체크 & 시뮬레이션 진행•
행사장 구조에 맞춰 부스 & 스테이지 배치 확정
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참가자 동선 & 네트워킹 공간 고려
행사 당일 진행 매뉴얼 제작 (MC, 스태프, 운영진)•
행사 운영 매뉴얼 작성 (각 팀별 역할 & 시간표 정리)
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진행 담당자 리허설 준비
참가자 안내 및 접수 관리 시스템 테스트•
온라인 참가 등록 시스템 테스트
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오프라인 체크인 절차 시뮬레이션
마감 기한 예시•
6월 15일 행사 → 5월 초까지 홍보 시작 & 참가자 모집 오픈
Step 4: 행사 1~2주 전 – 최종 점검 & 실전 대비
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핵심 목표: 실수 없이 행사 운영할 수 있도록 준비행사가 코앞으로 다가온 만큼, 실제 진행 과정에서 발생할 수 있는 문제를 미리 점검해야 합니다. 현장 리허설을 통해 돌발 상황을 대비하고, 참가자 및 협력업체와의 마지막 커뮤니케이션을 철저히 진행하는 것이 핵심이에요. 사소한 실수 하나도 행사 전체의 완성도를 떨어뜨릴 수 있기 때문에 마지막까지 체크리스트를 꼼꼼하게 점검하는 것이 중요합니다!
모든 협력업체 & 스태프와 일정 최종 확인•
장비 설치 일정, 인력 배치 재확인
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업체 간 최종 커뮤니케이션 진행
행사장 답사 & 동선 체크 (리허설 진행)•
현장 리허설 진행 (음향·조명 체크, MC 동선 확인)
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참가자 예상 동선 확인
행사 자료 & 프린트물 최종 검토•
발표 자료, 사전 제작 콘텐츠 확인
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참가자용 안내문 및 가이드북 제작
참가자 대상 리마인드 메일 발송•
행사 일정 & 장소 안내 이메일 발송
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SNS 및 문자 알림 활용
긴급 상황 대비 플랜 (비상연락망, 대체 계획)•
돌발 상황 대비 시나리오 준비 (기술 문제, 인력 부족 등)
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비상 연락망 공유
마감 기한 예시•
6월 15일 행사 → 6월 1일까지 사전 리허설 완료
Step 5: 행사 당일 & 이후 – 운영 및 사후 관리
핵심 목표: 행사 운영 & 참가자 관리, 사후 마케팅드디어 행사 당일! 완벽한 진행을 위해서는 현장에서 실시간으로 모든 요소를 관리해야 합니다. 또한, 행사가 끝났다고 해서 업무가 끝난 것이 아니에요! 참가자의 피드백을 받고, 행사 후 홍보 콘텐츠를 배포하며, 정산 및 성과 분석까지 마무리해야 합니다. 이 단계에서 다음 행사에 반영할 인사이트를 얻는 것도 중요해요!
행사 당일 현장 운영 & 돌발 상황 대처•
현장 이슈 발생 시 빠르게 해결
실시간 홍보 콘텐츠 제작 (현장 사진 & 영상)•
행사장 스케치 사진 & 영상 촬영
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SNS에 실시간 행사 진행 상황 업로드
행사 종료 후 참가자 피드백 수집•
행사 만족도 조사 진행
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개선점 & 참가자 의견 정리
SNS 후기 및 보도자료 2차 배포•
참가자 후기 공유 이벤트 진행
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행사 결과 발표 & 성과 정리 콘텐츠 배포
정산 & 행사 성과 분석 (다음 행사 피드백 반영)•
예산 집행 정리 & 손익 분석
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다음 행사 기획 시 참고할 피드백 정리
마감 기한 예시•
6월 15일 행사 → 6월 20일까지 참가자 피드백 & 사후 마케팅 진행
한눈에 보는 행사 준비 역산 일정 예시
Step | 주요 업무 | 마감 기한 (행사일: 6월 15일) |
Step 1 | 행사 기획 & 예산 | 3월 초 |
Step 2 | 협력업체 계약 & 상세 기획 | 4월 중순 |
Step 3 | 홍보 시작 & 참가자 모집 | 5월 초 |
Step 4 | 사전 리허설 & 최종 점검 | 6월 1일 |
Step 5 | 행사 운영 & 사후 피드백 | 6월 20일 |
이 방식으로 역산하면 일정 관리를 체계적으로 할 수 있어요!
행사를 기획하고 운영하는 과정에서 일정을 체계적으로 관리하는 것만큼 중요한 것은 없습니다. 행사 당일 문제가 발생하는 이유는 대부분 사전 준비 부족과 일정 조율 미흡에서 비롯됩니다. 이번 가이드에서 소개한 역산 일정 관리법을 활용하여 완성도 있는 행사를 준비해보세요!