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행사를 기획할 때 가장 중요한 요소 중 하나! 바로 장소 선택과 대관 계약입니다. 행사장은 단순히 공간을 제공하는 곳이 아니라, 참석자들의 경험과 행사 성공 여부를 좌우하는 핵심 요소라고 할 수 있는데요.
행사 장소 선정 시 반드시 확인해야 할 체크리스트와 대관 계약 시 필수 검토 사항을 정리해보았습니다. 성공적인 행사를 위해 아래 내용을 꼼꼼히 점검하세요!
행사 장소 선정 체크리스트
접근성이 좋은가?
대중교통 편리 & 주차 공간 확보•
참석자들이 쉽게 찾아올 수 있는지 확인하세요. 특히 VIP 및 주요 연사들의 동선을 고려하는 것이 중요합니다.
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대중교통 접근성이 좋지 않거나, 주차장이 부족하면 참가율이 낮아질 수 있습니다.
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도보 이동이 많은 경우, 명확한 표지판과 안내문은 필수!
행사 규모에 적합한가?
공간 크기 & 동선 고려•
참석 인원 대비 행사장이 너무 좁으면 불편하고, 너무 넓으면 분위기가 어색할 수 있습니다.
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행사장 내 동선이 원활해야 하며, 출입구, 화장실, 대기 공간 등 필수 요소들이 잘 배치되어 있는지 확인하세요.
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등록 데스크, 발표 무대, 네트워킹 공간 등이 자연스럽게 연결될 수 있도록 배치해야 합니다.
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비상구와 안전 동선을 반드시 체크하여 응급상황 발생 시 대비할 수 있도록 합니다.
소음과 방해 요소가 없는가?
외부 소음, 방음 문제, 예기치 못한 간섭•
실외 행사장의 경우 주변 환경(공사, 교통 소음 등)을 철저히 체크해야 합니다.
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실내 행사장이라도 방음이 불충분하면 프레젠테이션이나 공연이 원활하게 진행되지 않을 수 있습니다.
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다른 행사와 동시에 진행되는 공간이라면 간섭 가능성을 반드시 고려해야 합니다.
시설 및 편의시설이 충분한가?
화장실, 냉난방, 장비 지원 체크•
행사 규모에 맞는 화장실 개수와 상태를 확인하세요. 행사 중 긴 줄이 생기면 불편함이 가중됩니다.
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냉난방 시스템이 계절과 행사 성격에 적절한지 사전 테스트가 필요합니다.
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마이크, 프로젝터, 스크린, 조명 등 필수 장비가 포함되어 있는지 확인하고, 부족한 경우 대여 옵션을 점검하세요.
계약 조건 및 비용이 명확한가?
숨겨진 비용, 계약 조항 미확인•
대관료 외 추가 비용(초과 시간 요금, 청소비 등)이 있는지 반드시 확인해야 합니다.
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환불 및 취소 규정을 체크하여 불필요한 비용 지출을 방지하세요.
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예상치 못한 문제가 발생했을 때 책임 소재가 누구에게 있는지 계약서를 통해 명확히 해야 합니다.
대관 계약 시 반드시 확인해야 할 체크리스트
1. 대관 비용 및 추가 요금 확인
대관 시간 초과 시 추가 요금 발생 여부 확인 계약서에 명시되지 않은 숨겨진 비용 체크 (청소비, 전기 사용료, 보증금 등) 보증금 환불 조건 및 일정 확인 빔프로젝터, 마이크 등 장비 대여 시 추가 비용 여부 확인 2. 사용 가능 시설 및 서비스 확인
화장실, 주방, 대기실 사용 여부 확인 전기 사용량 제한 여부 및 냉난방 시설 작동 여부 체크 와이파이 및 인터넷 속도 확인 (특히 라이브 스트리밍 행사일 경우 필수) 행사 도중 외부 음식 반입 및 배달 가능 여부 확인 3. 계약 조항 및 책임 범위 확인
시설 파손 시 책임자가 누구인지 확인 (대관자 vs 대관 업체) 행사 중 돌발 상황(정전, 누수 등) 발생 시 대처 방안 확인 보험 가입 필요 여부 체크 (대규모 행사일 경우 필수) 외부 업체(케이터링, 장비 대여 등) 사용 제한 여부 확인 4. 행사 일정 변경 및 취소 규정 확인
행사 일정 변경 가능 여부 및 조건 확인 취소 시 환불 규정 (30일 전, 14일 전, 7일 전 각각 다를 수 있음) 천재지변(태풍, 지진 등) 발생 시 계약 조항 확인 행사 연기 시 추가 비용 발생 여부 체크 5. 행사 종료 후 정리 및 철수 규정 확인
행사 종료 후 철수 시간 및 초과 시 추가 비용 확인 쓰레기 처리 및 청소 규정 확인 (직접 해야 하는지, 청소 서비스 포함 여부) 시설 점검 및 보증금 반환 절차 확인 철수 일정이 빡빡한 경우 추가 정리 시간 확보 가능 여부 확인 성공적인 행사 운영을 위해 꼼꼼하게 준비하세요!
행사 기획에서 가장 중요한 것은 사전 준비가 곧 행사 성공을 결정한다는 점입니다. 장소 선정과 계약서를 제대로 검토하지 않으면 예상치 못한 문제가 발생할 확률이 높습니다.
행사 장소 선정 체크리스트 접근성 & 주차 편의 고려 행사 규모에 적합한 공간 선택 소음 및 방음 문제 확인 편의시설 및 장비 지원 체크 계약 조건 및 비용 철저히 검토 대관 계약 체크리스트 대관 비용 및 추가 요금 확인 사용 가능 시설 및 서비스 점검 계약 조항 및 책임 범위 체크 행사 일정 변경 및 취소 규정 검토 행사 종료 후 정리 및 철수 규정 확인위 장소 선정 체크리스트를 참고하여 완벽한 행사를 기획해보세요 다음에도 도움이 되는 꿀팁으로 찾아올게요!
다음에도 도움이 되는 꿀팁으로 찾아올게요!